الخدمات المهنية والعقارات
صانع أختام المحاسبين
جهّز أختام قسم الحسابات: «مدفوع» مع التاريخ، «تم القيد»، «يُصرف» مع خانات التوقيع، ختم التوجيه المحاسبي للفواتير، وختم الاستلام لسندات القبض.
جارٍ التحميل...
حجم اللوحة · جارٍ التحميل...
تمر الفاتورة في قسم الحسابات بعدة أيدٍ قبل أن تُحفظ. يُكتب عليها رقم الحساب ومركز التكلفة، ثم يوقّع المدير بالموافقة على الصرف، ويختمها المحاسب بـ«تم القيد» بعد إدخالها في النظام، وأخيراً يختمها أمين الصندوق بـ«مدفوع» مع التاريخ ورقم الشيك أو التحويل حتى لا تُدفع مرتين. وفي الجهة المقابلة تُختم سندات القبض والإيصالات، ويوضع ختم الشركة على كشوف الحساب والمطالبات المرسلة إلى العملاء.
يفتح صانع أختام المحاسبين في المحرر أعلاه ختماً دائرياً لمكتب محاسبة تحيط به أسماء الخدمات. غيّر اسم المكتب والخدمات، واحذف أي سطر لا ينطبق عليك، ثم جرّب جدول التوجيه المحاسبي أو ختم «مدفوع» من القوالب أدناه. ويتيح لك صانع الأختام عبر الإنترنت كتابة النص العربي في طبقة مستقلة من اليمين إلى اليسار بجانب النص الإنجليزي، وحفظ كل نسخة لتعديلها لاحقاً.
قرار مهم قبل الطلب: في عدد من الدول العربية أصبحت الفوترة الإلكترونية إلزامية، كما في السعودية حيث تصدر الفواتير عبر حلول متوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. هنا يبقى الختم مفيداً للمستندات الورقية الداخلية، مثل سندات الصرف والقبض والعُهد، لكنه لا يغني عن متطلبات الفاتورة الإلكترونية ولا يدخل في تكوينها.
أختام يستخدمها قسم الحسابات
كل ختم يثبت مرحلة من دورة الصرف أو القبض، لذلك يحتاج إلى تاريخ أو رقم أو توقيع يربطه بالقيود.
مدفوع
مدفوع · PAID · التاريخ ______ · شيك / تحويل رقم ______
يوضع على فاتورة المورد بعد سدادها، ويمنع دفعها مرة ثانية إذا وصلت نسخة مكررة أو مطالبة جديدة.
تم القيد
تم القيد · رقم القيد ______ · التاريخ ______ · المحاسب ______
يثبت أن المستند أُدخل في النظام المحاسبي، ويربط الورقة برقم قيد اليومية فيسهل الرجوع إليها.
يُصرف
يُصرف · المبلغ ______ · المدير المالي ______ · المدير العام ______
ختم الموافقة على الصرف. يُفضَّل أن يوقّع عليه شخص غير الذي يصدر الشيك، وأن يضاف توقيع ثانٍ للمبالغ الكبيرة.
ختم التوجيه المحاسبي
رقم الحساب ______ · مركز التكلفة ______ · المشروع ______ · المبلغ ______ · أعدّه ______
جدول صغير يملؤه المحاسب قبل الإدخال، بترتيب الحقول نفسه في النظام حتى يسهل الإدخال ويقل الخطأ.
سند قبض
استلمنا من ______ مبلغ ______ · نقداً ☐ شيك ☐ · رقم السند ______
للمبالغ التي تُستلم في المكتب. ترقيم السندات يسهّل مطابقة الصندوق في نهاية اليوم.
ختم الشركة
شركة الأفق للتجارة · AL OFOQ TRADING CO. · س.ت 4030123456 · الرقم الضريبي 300000000000003
لكشوف الحساب والمطالبات وشهادات المديونية. في دول الخليج يُكتب باللغتين مع رقم السجل التجاري والرقم الضريبي.
تمت المطابقة
تمت المطابقة · كشف البنك لشهر ______ · المحاسب ______ · المراجع الداخلي ______
لكشوف البنك بعد مطابقتها مع الدفاتر، حتى يظهر من أجرى المطابقة ومن راجعها ومتى.
قوالب لقسم الحسابات
اختر أي قالب ليحل محل التصميم في المحرر. النصوص بالإنجليزية أو الألمانية والأسماء وهمية، فاكتب بياناتك بالعربية واحذف أي لقب لا تحمله.
ختم دائري · 38 mm
ختم دائري لمكتب خدمات محاسبية وضريبية. احذف «C.P.A.» و«Audited» إلا إذا كان المكتب مرخصاً وأُنجزت مراجعة فعلية.
ختم دائري · 38 mm
ختم دائري بالاسم ورقم التسجيل والمدينة، يناسب مكتب محاسبة يكتب رقم سجله أو ترخيصه.
ختم مستطيل · 47x30 mm
جدول توجيه ألماني بخانات للحساب والمبلغ والتوقيع، ترجم الخانات إلى «رقم الحساب» و«المبلغ» و«التوقيع».
ختم مستطيل · 47x18 mm
سطر واحد يتحول إلى ختم تظهير للشيكات باسم الشركة ورقم حسابها، حسب ما يقبله البنك.
ختم دائري · 38 mm
ختم دائري بالتاريخ وعبارة شكر، يتحول إلى «تم الدفع – شكراً لكم» على إيصالات العملاء.
ختم دائري · 38 mm
ختم دائري «تم الاستلام» بتاريخ وسطر «بواسطة»؛ يوضع على الفواتير الواردة لتوثيق تاريخ وصولها.
خطوات تصميم ختم الحسابات
- 1
حدد الحقول المطلوبة
اكتب ما يجب أن يسجله الختم: رقم الحساب، ومركز التكلفة، وحدود الصلاحية، ورقم الشيك. وانقل أسماء الحقول من دليل الحسابات في نظامكم حتى تتطابق التسميات.
- 2
اختر الشكل
المستطيل للجداول وختم الصرف، والدائري أو المستطيل الصغير لـ«مدفوع» و«تم القيد». اضبط المقاس الفعلي قبل تعديل النصوص.
- 3
اترك مساحة للكتابة
اجعل كل خانة بارتفاع 5 ملم تقريباً حتى تتسع للكتابة باليد. اكتب العربية في طبقة مستقلة، وامنحها ارتفاعاً أكبر قليلاً من الإنجليزية بسبب النقاط.
- 4
جرّب على فاتورة حقيقية
اطبع النسخة بمقاس 100٪ وضعها على فاتورة مورد واملأ كل الخانات. عدّل ما ضاق، ثم صدّر PNG للاعتماد وملفاً متجهياً للتصنيع.
المقاس والحبر والملفات
- المقاس
- جدول التوجيه يحتاج نحو 55 × 35 ملم، وختم «مدفوع» أو «تم القيد» يكفيه 40 × 15 ملم أو دائرة قطرها 38 ملم.
- الحبر
- الأحمر شائع لختم «مدفوع» لأنه يظهر بوضوح، لكن الأحمر الفاتح يضعف عند المسح الرمادي، فاختر أحمر داكناً أو أسود للمستندات التي تُمسح.
- الخط والأرقام
- اختر خطاً عربياً بسيطاً، واجعل ارتفاع السطر 2.5 ملم على الأقل. ووحّد شكل الأرقام في كل الأختام، عربية أو هندية، حتى تطابق النظام المحاسبي.
- الملفات
- ملف PNG يكفي لاعتماد التصميم، والمصنع يطلب SVG في الغالب. تجد شرح ملفات الختم الرقمي في صفحة الأسعار.
- المسح الضوئي
- برامج قراءة الفواتير تلتقط الإجمالي والتاريخ ورقم الفاتورة. ضع الختم في مساحة فارغة، ولا تختم فوق الأرقام المطبوعة.
أسئلة شائعة من أقسام الحسابات
لماذا تُختم الفواتير بختم «مدفوع»؟
حتى لا تُدفع الفاتورة نفسها مرتين، وهو خطأ يحدث عندما يرسل المورد نسخة ثانية أو تذكيراً. الختم مع التاريخ ورقم الشيك يخبر كل من يرى الورقة أنها سُددت، ويساعد المراجع الخارجي على تتبع الفاتورة من الاعتماد إلى الدفع.
ما الفرق بين سند القبض وسند الصرف؟
سند القبض يثبت مبلغاً استلمته الشركة، وسند الصرف يثبت مبلغاً دفعته. لكل منهما تسلسل أرقام خاص، ويحتاج كل واحد إلى ختم وتوقيع المستلم أو الصارف. يمكنك تصميم ختمين بالإطار نفسه مع تغيير العنوان واللون.
هل يغني الختم عن الموافقة في النظام المحاسبي؟
لا. إذا كانت الموافقات تتم في النظام، فسجل النظام هو الدليل الذي يعتمد عليه المراجع. الختم على النسخة الورقية يفيد قبل المسح الضوئي فقط، ولا ينبغي أن يصبح مساراً ثانياً للموافقة يربك الرقابة.
هل يُكتب الرقم الضريبي على ختم الشركة؟
في دول الخليج تضعه شركات كثيرة على الختم مع رقم السجل التجاري، لأنه يُطلب في المراسلات والعروض. لكن وجوده على الختم لا يغني عن ظهوره في الفاتورة الضريبية نفسها، التي تحدد الأنظمة بياناتها الإلزامية.
هل أستخدم صورة الختم في ملفات PDF؟
يمكن ذلك في كشوف الحساب والمراسلات الداخلية كعنصر مرئي. أما الفاتورة الإلكترونية فلها متطلبات تقنية، مثل رمز الاستجابة السريعة في الفواتير المبسطة في السعودية، ولا تضيف صورة الختم إليها أي صفة رسمية.