الخدمات المهنية والعقارات
صانع أختام الموارد البشرية والمكاتب
جهّز أختام إدارة الموارد البشرية والمكتب: «وارد» لطلبات التوظيف، «سري» لملفات الموظفين، ختم المفوض بالتوقيع وختم المسمى الوظيفي، «نسخة»، ختم التاريخ وختم الموافقة.
جارٍ التحميل...
حجم اللوحة · جارٍ التحميل...
تعتمد إدارة الموارد البشرية على النماذج والخطابات، والختم يحفظ ترتيبها. تُختم طلبات التوظيف والسير الذاتية بختم «وارد» مع التاريخ، وتُعلَّم ملفات الموظفين ومسيرات الرواتب بـ«سري»، وتحمل طلبات الإجازة ختم الموافقة. أما شهادات الراتب وشهادات الخبرة وخطابات «لمن يهمه الأمر» فتصدر عادةً موقعة ومختومة بختم الشركة، مع ختم يبين اسم الموقّع ومسماه الوظيفي.
يفتح صانع أختام المكاتب في المحرر أعلاه ختماً دائرياً يحيط به اسم الشركة، وفي وسطه الاسم والمسمى الوظيفي. استبدل البيانات التجريبية ببيانات شركتك، واكتب العربية في طبقة مستقلة من اليمين إلى اليسار، ثم قارن النتيجة بختم «عن الشركة» المستطيل في القوالب أدناه. ويحفظ صانع الأختام عبر الإنترنت كل نسخة، فيسهل تعديل الاسم عند تعيين مدير جديد.
قبل الطلب: في دول الخليج وأجزاء من آسيا يحمل الختم الرسمي للشركة على العقود والخطابات وزناً قانونياً أو عملياً كبيراً، وتنظّم شكله واستعماله أنظمة الشركات والسجل التجاري في كل دولة. أختام الأقسام مثل «وارد» و«سري» ليست بديلاً عنه، فاجعلها مختلفة عنه بوضوح، وصمّم الختم الرسمي وفق ما تشترطه الأنظمة المحلية.
أختام تحتاجها الموارد البشرية والمكاتب
بعضها يحدد من وافق أو وقّع، وبعضها يثبت تاريخ وصول المستند أو طريقة التعامل معه.
ختم الشركة
شركة الواحة للخدمات اللوجستية ذ.م.م · AL WAHA LOGISTICS L.L.C · رخصة رقم 123456 · دبي
للخطابات الرسمية وشهادات الراتب وشهادات الخبرة. يُكتب في الخليج باللغتين غالباً مع رقم السجل التجاري أو الرخصة التجارية.
وارد
وارد · إدارة الموارد البشرية · التاريخ ______ · رقم ______
لطلبات التوظيف وخطابات الاستقالة والمستندات التي يسلمها الموظفون. التاريخ يحدد بداية فترة الإشعار ويثبت وصول الطلب في موعده.
سري
سري · ملف موظف · خاص بالموارد البشرية
لملفات الموظفين ومسيرات الرواتب ومحاضر التحقيق. يذكّر بطريقة التعامل مع الملف، ولا يغني عن حفظه في مكان مغلق.
المفوض بالتوقيع
عن / شركة الواحة للخدمات اللوجستية · ______ · المفوض بالتوقيع · Authorised Signatory
يوضع تحت توقيع من يوقّع نيابة عن الشركة. يجب أن يكون الموقّع مفوضاً فعلاً بقرار من الإدارة أو بتفويض مكتوب.
المسمى الوظيفي
سارة المنصوري · مدير الموارد البشرية · HR Manager
تحت التوقيع على شهادات الخبرة وخطابات العرض الوظيفي، ليعرف القارئ اسم الموقّع وصفته حتى لو كان التوقيع غير واضح.
الموافقة
موافق · الإجازة من ______ إلى ______ · المدير المباشر ______ · الموارد البشرية ______
لطلبات الإجازة والعمل الإضافي الورقية. خانتان للتوقيع تفصلان موافقة المدير عن تدقيق الرصيد لدى الموارد البشرية.
ملف التعيين
ملف موظف جديد · صورة الهوية ☐ · العقد موقّع ☐ · الشهادات ☐ · الحساب البنكي ☐ · المدقق ______
جدول يُختم داخل ملف الموظف الجديد لتسجيل ما اكتمل من المستندات، ولا يغني عن التسجيل في الأنظمة الحكومية المطلوبة في بلدك.
قوالب للموارد البشرية والمكاتب
اختر قالباً ليحل محل التصميم في المحرر. الأسماء والمدن والمسميات في القوالب وهمية وبالإنجليزية، فاستبدلها ببيانات شركتك.
ختم دائري · 38 mm
ختم دائري يحيط به اسم الشركة، وفي وسطه الاسم والمسمى الوظيفي، يوضع بجانب توقيع المدير على الشهادات.
ختم مستطيل · 56x20 mm
ختم «عن الشركة» بسطرين وفراغ للتوقيع بينهما، وهو الشكل المعتاد لختم المفوض بالتوقيع.
ختم مستطيل · 47x18 mm
ختم اسم رفيع: اسم الشركة ثم اسم الموقّع ومسماه، يوضع أسفل التوقيع بخط اليد.
ختم مستطيل · 47x18 mm
إطار لكلمة واحدة يتحول إلى «وارد» أو «تم الاستلام» لصندوق طلبات التوظيف.
ختم مستطيل · 47x18 mm
ختم استلام مع التاريخ في الوسط، لتسجيل وصول خطابات الاستقالة والمستندات.
ختم مستطيل · 47x18 mm
ختم صغير للتاريخ والتوقيع مع اسم الشركة، مناسب للتأشير على نماذج التعيين.
خطوات تصميم أختام الإدارة
- 1
تحقق من الاسم والصلاحيات
انسخ اسم الشركة كما ورد في السجل التجاري أو الرخصة، بالعربية والإنجليزية. ولختم المفوض بالتوقيع، تأكد من المسمى الوظيفي ومن وجود التفويض.
- 2
اختر الشكل حسب الاستخدام
المستطيل الطويل يوضع تحت التوقيع، والدائري يحمل هوية الشركة، والمستطيل الصغير لختم «وارد» والتاريخ. اضبط المقاس الفعلي قبل تعديل النص.
- 3
اترك مساحة للتوقيع
اترك 8 إلى 10 ملم بين اسم الشركة والمسمى حتى يتسع التوقيع. اكتب العربية في طبقة مستقلة، وامنحها ارتفاعاً أكبر قليلاً من الإنجليزية.
- 4
جرّب ثم صدّر
اطبع النسخة بمقاس 100٪ ووقّع فوق الختم ثم امسح الورقة ضوئياً. إذا غطى التوقيع النص فباعد بين الأسطر، ثم صدّر PNG للاعتماد وملفاً متجهياً للمصنع.
المقاس والحبر والملفات
- المقاس
- ختم المفوض بالتوقيع عادةً 55 × 20 ملم، وختم «وارد» 45 × 18 ملم، وختم الشركة الدائري قطره بين 38 و42 ملم.
- الحبر
- الأزرق يميز الخطاب الأصلي عن صورته، لذلك تفضله شركات كثيرة لأختام التوقيع. والأسود أوضح في المستندات التي ستُمسح ضوئياً.
- الخط
- الحروف العربية تحتاج مساحة أكبر بسبب النقاط. اجعل ارتفاع السطر العربي 2.5 ملم على الأقل، والنص الإنجليزي في الختم الثنائي أصغر قليلاً.
- الملفات
- اعتمد التصميم بملف PNG، وأرسل إلى المصنع ملف SVG. تشرح صفحة الأسعار ملفات الختم الرقمي المتاحة.
- حفظ الأختام
- احفظ ختم الشركة وأختام التوقيع في مكان مغلق، وسجّل من يستلم كل ختم. عند انتقال الموظف أو تركه العمل، أوقف استخدام ختمه في اليوم نفسه.
أسئلة شائعة
ما ختم المفوض بالتوقيع؟
ختم يوضع تحت التوقيع ليبين أن الشخص وقّع نيابة عن الشركة لا بصفته الشخصية. يحمل عادةً عبارة «عن / اسم الشركة» فوق مكان التوقيع، و«المفوض بالتوقيع» أو المسمى الوظيفي تحته، وقد تطلبه البنوك والجهات الحكومية.
هل يكفي ختم الشركة لاعتماد العقد؟
يختلف ذلك من دولة إلى أخرى. في دول الخليج جرت العادة أن يُختم العقد بختم الشركة مع توقيع المخوَّل، وفي بعض الدول الآسيوية يكون الختم المسجل هو وسيلة التزام الشركة، أما في دول أخرى فالتوقيع وحده يكفي. والختم لا يغني في أي حال عن صلاحية الموقّع.
هل تُختم كل صفحة من عقد العمل؟
حيث تجري العادة بختم العقود، تختم مكاتب كثيرة كل صفحة أو توقّع عليها بالأحرف الأولى، وبعضها يضع الختم على حافة الصفحات المتلاصقة حتى لا تُستبدل صفحة لاحقاً. اتبع ممارسة شركتك وطبّقها على كل العقود بالطريقة نفسها.
هل يمكن وضع صورة الختم على خطاب العرض الوظيفي بصيغة PDF؟
نعم في الخطابات والنماذج الداخلية، كجزء من الترويسة. لكن صورة الختم ليست توقيعاً. للعقود التي يجب أن يقبلها الموظف استخدم أداة توقيع إلكتروني تسجل الموقّع والتاريخ، أو المنصات الحكومية المعتمدة لتوثيق العقود في بلدك.
كم ختماً يحتاج المكتب الصغير؟
خمسة أختام تكفي غالباً: ختم الشركة، وختم «وارد» بالتاريخ، وختم للمفوض بالتوقيع لكل من يوقّع الخطابات، وختم «نسخة»، وختم «سري». أضف ختم الموافقة أو جدول ملف التعيين إذا كانت النماذج ما زالت ورقية.