المطاعم والفنادق ومحلات الزهور
صانع أختام الفنادق
صمّم أختام الفندق من الوصول إلى المغادرة: ختم الاستقبال لاستمارة تسجيل النزيل، «تم الدفع» لكشف الحساب، بطاقات حفظ الأمتعة، قسائم السبا والميني بار، و«تم فحص الغرفة» لقسم التدبير الفندقي.
جارٍ التحميل...
حجم اللوحة · جارٍ التحميل...
لكل قسم في الفندق ختمه تقريباً. يختم الاستقبال استمارات تسجيل النزلاء وكشوف الحساب المسددة، ويختم مكتب الأمتعة بطاقات الحقائب المحفوظة بعد المغادرة، ويصدر السبا والمطعم والميني بار قسائم تحتاج إلى رقم وتاريخ صلاحية. ويوقّع مشرف التدبير الفندقي على ختم «تم فحص الغرفة» قبل إعادة الغرفة إلى البيع، ويرسل المكتب الإداري مراسلاته في مغلفات تحمل عنوان الفندق.
يفتح صانع أختام الفنادق ختماً دائرياً بصورة في المحرر أعلاه، وهو تصميم يتسع لاسم المنتجع ورقمه الضريبي حول شعار في الوسط. ضع شعارك مكان الصورة، وعدّل السطور المنحنية، ثم اضبط القطر. ويجهّز صانع الأختام عبر الإنترنت نفسه أختام العمل خلف مكتب الاستقبال: ختماً مربعاً فيه سطر للتاريخ وآخر للتوقيع، وختماً بيضاوياً «تم الاستلام» لطرود النزلاء، وختم عنوان من ثلاثة أسطر للمغلفات.
ختم الفندق يعرّف بالمنشأة ويسجل عمل الموظفين، لكنه لا يعتمد شيئاً أمام أي جهة خارجية. تصنيف النجوم تمنحه وزارة السياحة أو الجهة المختصة في كل دولة، فلا تنقل شعار التصنيف الرسمي أو لوحته إلى أي ختم، وإذا ذكرت التصنيف فاتبع تعليمات الجهة التي منحته.
أختام الفندق حسب القسم
الاستقبال يحتاج إلى أكثرها، لكن التدبير الفندقي والسبا والحسابات لكل منها ختم أو اثنان.
ختم الاستقبال
فندق المرسى · AL MARSA HOTEL · س.ت 4030123456 · الرقم الضريبي 300123456700003 · جدة
لاستمارات التسجيل وتأكيدات الحجز وفواتير الشركات المتعاقدة. الختم الثنائي اللغة شائع في فنادق الخليج لأن النزلاء من جنسيات مختلفة.
تم الدفع
تم الدفع · PAID · رقم الكشف ______ · التاريخ ______ · أمين الصندوق ______
على كشف حساب النزيل عند المغادرة وعلى فواتير المؤتمرات والحفلات المسددة، ليرى النزيل أنه لا يوجد مبلغ مستحق.
حفظ الأمتعة
أمتعة محفوظة · رقم البطاقة ______ · عدد القطع ______ · الاسم ______
يُختم على جزأي البطاقة المثقبة: جزء يبقى على الحقيبة وجزء يأخذه النزيل لاستلامها.
قسائم السبا والميني بار
قسيمة سبا · SPA VOUCHER · الرقم ______ · صالحة حتى ______
تحوّل البطاقات السادة إلى قسائم مرقمة لجلسة علاج أو مشروب ترحيبي أو رصيد في الميني بار. سجّل كل رقم في دفتر قبل تسليم القسيمة.
تم فحص الغرفة
تم فحص الغرفة · رقم الغرفة ______ · المشرف ______ · الوقت ______
لقوائم فحص الغرف وأوامر الصيانة. هو سجل داخلي لمن فحص الغرفة ومتى.
عنوان الفندق
فندق المرسى · طريق الكورنيش · جدة 23511 · المملكة العربية السعودية
للمغلفات والبريد المعاد توجيهه للنزلاء بعد مغادرتهم والأوراق السادة في قسم المبيعات.
قوالب للفنادق
يظهر كل قالب في المحرر أعلى الصفحة عند اختياره. الأسماء والمدن والأرقام فيه مجرد أمثلة بالإنجليزية، فاستبدلها ببيانات فندقك.
ختم دائري · 40 mm
ختم بصورة في الوسط والاسم والرقم الضريبي على القوس، استبدل الدلفين بشعار المنتجع على قسائم الرحلات والسبا.
ختم مستطيل · 70x70 mm
مربع كبير فيه الاسم والعنوان والهاتف والبريد الإلكتروني فوق سطري التاريخ والتوقيع، لاستمارات التسجيل.
ختم دائري · 55x35 mm
ختم بيضاوي «RECEIVED» مع التاريخ واسم المستلم، اكتب مكانه «تم الاستلام» لطرود النزلاء وبريدهم.
ختم دائري · 38 mm
شعار دائري برسم منزل واسم المدينة في الأسفل، مناسب للنُزُل والفنادق الصغيرة على بطاقات الأمتعة.
ختم مستطيل · 47x18 mm
مستطيل عنوان من ثلاثة أسطر للمغلفات: اسم الفندق ثم الشارع ثم المدينة والرمز البريدي.
ختم دائري · 38 mm
ختم شركة بشعار في الوسط، لعقود الشركة المشغلة مع وكالات السفر والشركات المتعاقدة حيث يُستخدم هذا الختم.
خطوات تصميم أختام الفندق
- 1
اسأل كل قسم عن صيغته
الاستقبال والتدبير الفندقي والسبا والحسابات يكتب كل منها بيانات مختلفة. سجّل ما يكتبه كل قسم باليد اليوم، واكتب الاسم التجاري ورقم السجل والرقم الضريبي كما تظهر في الفواتير.
- 2
اختر شكلاً لكل استعمال
المربع لختم الاستقبال، والمستطيل الطويل للمغلفات، والدائرة للقسائم والبطاقات. اضبط مقاس الختم قبل تعديل النص.
- 3
رتّب العربية والإنجليزية
اكتب النص العربي في طبقة مستقلة من اليمين إلى اليسار، والإنجليزي في طبقة أخرى. أعطِ العربية ارتفاعاً أكبر قليلاً لأن النقاط والحروف الصاعدة تحتاج إلى مساحة، واترك سطوراً طويلة للأرقام والتوقيعات.
- 4
جرّبه مع الموظفين
اطبع النسخة بالحجم الفعلي واطلب من موظف الاستقبال الليلي أو المشرف تعبئتها. إذا كانت الخانات مناسبة فصدّر الملفات واحفظ التصميم لتعديل الرقم الضريبي أو اسم المدير لاحقاً.
المقاس والحبر والملفات
- المقاس
- مربع بين 50 و70 ملم لختم الاستقبال، ونحو 40 × 20 ملم لختم «تم الدفع»، و47 × 18 ملم للعنوان، وقطر 35 إلى 40 ملم لشعار القسائم. قِس بطاقات الأمتعة قبل الاختيار لأن كثيراً منها ضيق.
- الحبر
- بعض الفنادق تخصص لوناً لكل قسم، كالأحمر لختم الدفع في الاستقبال والأخضر للتدبير الفندقي، فيُعرف مصدر الختم من النظرة الأولى. ويبقى الأسود الأفضل لما سيُمسح ضوئياً.
- الخط
- اجعل ارتفاع الحروف العربية 2.5 ملم على الأقل والأرقام 3 ملم. استمارات التسجيل وكشوف الحساب تُصوّر وتُمسح كثيراً، والأرقام الصغيرة أول ما يضيع.
- الملفات
- ملف PNG مناسب لتأكيدات الحجز بالبريد الإلكتروني والقسائم الرقمية وموقع الفندق، ويطلب مصنع الأختام عادةً SVG أو PDF. تجد ملفات الختم الرقمي مقارنة في صفحة الأسعار.
- حفظ الأختام
- ختم الدفع وختم القسائم يمنحان قيمة لمن يحملهما. احفظهما في درج مقفل خارج ساعات العمل، ورقّم كل قسيمة، وطابق الدفتر أثناء التدقيق الليلي.
أسئلة شائعة
هل أضع تصنيف النجوم على ختم الفندق؟
الأفضل ألا تفعل. التصنيف تمنحه الجهة السياحية المختصة لمدة محددة، وهي التي تحدد طريقة عرضه، ولا يجوز نقل شعارها أو لوحتها الرسمية. وقد يتغير التصنيف عند إعادة التقييم، بينما يبقى الختم المطاطي مستعملاً لسنوات، فيصبح مضللاً دون قصد.
هل يغني ختم «تم الدفع» عن الفاتورة؟
لا. كشف الحساب أو الفاتورة الصادرة من نظام إدارة الفندق هي المستند المحاسبي، وأنظمة الضريبة في بلدك تحدد بياناتها، وقد تشترط إصدارها إلكترونياً. ختم «تم الدفع» تأكيد بصري على النسخة الورقية، يفيد النزلاء الذين يقدمون مصاريف السفر إلى جهة عملهم.
هل أستخدم التاريخ الهجري أم الميلادي في أختام الفندق؟
اتبع ما تستخدمه أنظمة الفندق وفواتيره. كثير من الفنادق في الخليج تكتب التاريخ الميلادي، وبعضها يضيف الهجري في المراسلات الرسمية. في ختم التاريخ يمكنك ترك سطر فارغ يُكتب فيه التاريخ باليد، أو طلب ختم بأرقام قابلة للتدوير من المصنع.
ختم لكل مشرف أم ختم مشترك للتدبير الفندقي؟
أغلب الفنادق تستخدم ختماً مشتركاً فيه سطر لتوقيع المشرف، لأن المناوبات والموظفين يتغيرون. الختم باسم كل مشرف يعطي مساءلة أوضح لكنه يحتاج إلى استبدال عند مغادرة أي موظف. وفي الحالتين يكفي التوقيع مع الوقت لمعرفة من أعاد الغرفة إلى البيع.
ماذا أكتب على ختم مغلفات الفندق؟
اسم الفندق والشارع والمدينة والرمز البريدي، واسم الدولة إذا كان البريد سيُرسل إلى الخارج. تضيف فنادق كثيرة رقم الهاتف أو بريد الحجوزات. اكتفِ بثلاثة أسطر أو أربعة بالعربية والإنجليزية حتى يتسع الختم في زاوية المغلف ويبقى مقروءاً.