Banque, logistique et commerce
Créateur de tampons pour l’import-export
Préparez les tampons d’une entreprise d’import-export : cachet de la société avec ses numéros d’immatriculation, mentions « Original » et « Copie » pour les liasses de documents, marquage des colis et tampon « Reçu le » pour les pièces entrantes.
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Un envoi à l’export s’accompagne d’une liasse : facture commerciale, liste de colisage, connaissement ou lettre de transport aérien, certificat d’origine, attestation d’assurance. Sur les documents qu’émet l’exportateur, le cachet de l’entreprise accompagne la signature, avec la raison sociale et les numéros qui l’identifient : SIRET et TVA intracommunautaire en France, RC et ICE au Maroc, RCCM en Afrique de l’Ouest. Dans beaucoup de pays du Golfe, d’Asie et d’Afrique, un document commercial sans cachet paraît incomplet à l’acheteur ou à sa banque. Les cartons, eux, portent un marquage qui permet de les rapprocher des documents à l’arrivée.
Ce créateur de tampons pour l’import-export ouvre un cachet rond d’exportateur dans l’éditeur ci-dessus. Remplacez la raison sociale, la forme juridique et la ville par les vôtres, ajoutez vos numéros, puis passez à un tampon de réception ou à un autre cachet depuis la liste des modèles. Le créateur de tampons en ligne exporte une épreuve à comparer avec votre extrait Kbis et un fichier vectoriel pour le fabricant ; une ligne en arabe ou en anglais s’ajoute sur un calque séparé.
Une limite nette : votre cachet identifie votre entreprise sur ses propres documents. Le visa de la chambre de commerce, le cachet de la douane, le certificat phytosanitaire ou la légalisation consulaire sont apposés par l’autorité qui les délivre, et ne se reproduisent jamais.
Les tampons de la liasse export
La plupart se posent sur les documents émis par l’entreprise ; le marquage, lui, va sur les colis que ces documents décrivent.
Cachet de la société
SAS ATLANTIQUE NÉGOCE · SIRET 123 456 789 00012 · TVA FR12 123456789 · EORI FR12345678900012 · 44000 Nantes
Sur les factures commerciales, les listes de colisage et les offres, à côté de la signature. L’EORI, indispensable pour les formalités douanières dans l’Union européenne, évite des questions au transitaire.
Cachet Maghreb ou Afrique de l’Ouest
SARL MAGHREB AGRO EXPORT · RC 123456 Casablanca · ICE 001234567000089 · IF 12345678
Le cachet attendu sur la plupart des documents commerciaux au Maroc, où l’ICE figure presque toujours. Adaptez les numéros au pays : RCCM et NINEA au Sénégal, RCCM et NCC en Côte d’Ivoire.
Formule de signature
Pour la société ATLANTIQUE NÉGOCE · Le Président
Au-dessus de la signature sur les contrats, les documents présentés au titre d’un crédit documentaire et les formulaires bancaires. Pour une SARL, on écrit « Le Gérant ».
Original et copie
ORIGINAL · DUPLICATA · COPIE
Un tampon par mention, pour distinguer les exemplaires de la liasse. Selon les RUU 600, une banque tient un document pour original s’il porte une signature, une marque, un tampon ou une étiquette apparemment originaux de son émetteur.
Marquage des colis
ALMA FOODS · DOUALA · CDE 7781 · COLIS ___ / 48 · ORIGINE FRANCE
Sur au moins deux faces de chaque carton, identique au marquage indiqué sur la facture et la liste de colisage.
Poids et dimensions
POIDS BRUT ___ KG · POIDS NET ___ KG · DIM. 60 × 40 × 35 CM
Marque latérale complétée à la main pour chaque colis ; le transitaire la compare à la liste de colisage.
Reçu le
REÇU LE ______ · Connaissement ☐ Facture ☐ Certificat d’origine ☐ · Par ______
Pour les originaux qui arrivent par coursier ou par la banque. Cocher les pièces reçues signale tout de suite une liasse incomplète.
Modèles pour l’import-export
Le modèle choisi s’ouvre dans l’éditeur en haut de page. Les raisons sociales et les numéros sont fictifs et en anglais : remplacez chacun d’eux par vos propres données.
Tampon rond · 38 mm
Cachet rond d’exportateur avec ville, pays et forme juridique, pour afficher SAS, SARL ou SA de CV en toutes lettres.
Tampon rond · 38 mm
Cachet rond sur deux lignes avec raison sociale et qualité du signataire, à remplacer par « Le Gérant » ou « Le Président ».
Tampon rond · 38 mm
Cachet de société de négoce avec champ d’immatriculation et ligne de deux pays, pour une société établie dans un pays et active dans un autre.
Tampon rond · 38 mm
Disposition « General Trading » avec numéro de licence, calquée sur les licences commerciales du Golfe, pour une filiale ou un partenaire local.
Taille du tampon · 38 mm
Cadre décoratif avec année de création, sigle et ville, pour une maison de négoce établie qui veut un cachet reconnaissable.
Tampon rectangulaire · 47x21 mm
Bloc RECEIVED rectangulaire avec signature et date, pour enregistrer les originaux et les plis bancaires entrants.
Créer le cachet de la société en quatre étapes
- 1
Reprendre l’extrait d’immatriculation
Recopiez raison sociale, forme juridique, SIRET, TVA et EORI depuis l’extrait Kbis et vos courriers des douanes, au caractère près. La facture doit utiliser exactement la même graphie.
- 2
Choisir la forme
Rond de 38 à 42 mm pour le cachet, rectangle pour « Original » et « Reçu le », grande plaque ou pochoir pour les cartons.
- 3
Un calque par écriture
La raison sociale en couronne, les numéros au centre. Pour un cachet bilingue, placez chaque langue sur son propre calque et faites relire la seconde par quelqu’un qui la lit couramment.
- 4
Tester sur une vraie facture
Imprimez l’épreuve à taille réelle à côté d’une signature, vérifiez chaque chiffre, puis exportez et classez l’épreuve validée avec les documents de la société.
Taille, encre et fichiers pour l’export
- Taille
- Cachet rond de 38 à 42 mm ; mentions « Original » et « Copie » en 47 × 18 mm ; marquage de colis en grand rectangle d’environ 100 × 70 mm, ou au pochoir pour les très grands emballages.
- Encre
- Bleu pour les documents, afin de distinguer un original d’une photocopie ; noir résistant à l’eau pour les cartons, qui peuvent passer des semaines dans un conteneur humide.
- Lisibilité
- Au moins 2 mm pour les chiffres d’immatriculation, que la banque et la douane comparent un par un, et des capitales de 8 mm ou plus sur les cartons.
- Langues
- Pour les clients du Golfe ou du Maghreb, une ligne en arabe est appréciée. Elle se place sur un calque à part, s’écrit de droite à gauche et demande un peu plus de hauteur que le latin.
- Fichiers
- Une épreuve PNG suffit si le transitaire ou la banque veut voir le cachet avant l’expédition ; le fabricant demandera un SVG. Les fichiers de tampon numériques sont détaillés sur la page des tarifs.
Questions fréquentes
Le cachet est-il obligatoire sur une facture commerciale ?
En France, non : la loi impose des mentions sur la facture, pas un cachet. Mais de nombreux acheteurs, banques et consulats du Golfe, d’Asie et d’Afrique attendent une facture signée et tamponnée, et certains crédits documentaires l’exigent expressément. Dans ce cas, le cachet devient une condition de paiement.
Que mettre dans le marquage des colis ?
Le plus souvent : le nom ou le sigle du destinataire, le port ou la ville de destination, le numéro de commande, le numéro du colis sur le total et l’origine. Poids et dimensions vont en marque latérale. Reprenez exactement le même marquage sur la facture et la liste de colisage.
Puis-je tamponner moi-même un certificat d’origine ?
Vous signez et tamponnez la demande en tant qu’exportateur, mais le certificat est visé par la chambre de commerce, qui appose son propre cachet. Pour l’origine préférentielle, certains accords permettent à un exportateur enregistré de faire une déclaration d’origine sur la facture : respectez alors la formule exacte prévue.
Dois-je faire figurer l’EORI sur le cachet ?
Ce n’est pas une obligation, mais c’est pratique : transitaires et représentants en douane le demandent à chaque opération. Comme l’EORI français reprend le SIRET, pensez à refaire le cachet si l’établissement change d’adresse et reçoit un nouveau numéro.
Comment marquer les originaux d’une liasse ?
Tamponnez « Original » sur les exemplaires signés destinés à la banque ou à l’acheteur et « Copie » sur les autres. Si le crédit documentaire demande un nombre précis d’originaux, comptez-les avant le départ du coursier : un exemplaire manquant peut entraîner des réserves de la banque.