Restauration, hôtels et fleuristes
Créateur de tampons pour hôtel
Tampon de réception pour les fiches clients, « Payé » sur la note, tickets de bagagerie numérotés, bons pour le spa ou le minibar et « Chambre contrôlée » pour les gouvernantes : les tampons d’un hôtel, de l’arrivée au départ.
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Dans un hôtel, chaque service garde son tampon. La réception marque les fiches d’arrivée, la fiche de police des clients étrangers et les notes réglées. La bagagerie tamponne les tickets des valises gardées après le départ, et le spa, le bar ou le minibar délivrent des bons numérotés avec une date de validité. La gouvernante appose « Chambre contrôlée » sur sa feuille avant de remettre une chambre en vente, et le service commercial envoie ses courriers sous l’adresse de l’établissement.
Ce créateur de tampons pour hôtel ouvre un sceau illustré dans l’éditeur ci-dessus, une mise en page qui place le nom et le numéro de TVA autour d’un emblème central. Remplacez l’image par votre logo, modifiez les lignes en arc et réglez le diamètre. Le même créateur de tampons en ligne prépare les tampons de travail : un bloc carré pour la réception avec date et signature, un ovale « Reçu » pour les colis des clients ou un tampon d’adresse sur trois lignes.
Un tampon d’hôtel identifie l’établissement et trace le travail des équipes ; il ne certifie rien vis-à-vis de l’extérieur. Le classement en étoiles est attribué par un organisme officiel, Atout France en France par exemple, et son panonceau ne doit pas être reproduit sur un tampon. Si vous mentionnez votre classement, respectez les règles de l’organisme qui l’a délivré.
Les tampons d’un hôtel, service par service
La réception en utilise le plus, mais la gouvernance, le spa et la comptabilité ont aussi les leurs.
Cachet de la réception
HÔTEL DU PORT · 3 quai des Brumes · 29200 Brest · SIRET 123 456 789 00021 · TVA FR34 123456789
Sur les fiches d’arrivée, les confirmations de réservation et les factures adressées aux entreprises clientes.
Note acquittée
PAYÉ LE ______ · Note n° ______ · Réceptionniste ______
Sur la note remise au départ et sur les factures de séminaires réglées, pour que le client voie qu’il ne reste rien à payer.
Ticket de bagagerie
BAGAGERIE · Ticket n° ______ · Nombre de bagages ______ · Nom ______
Tamponné sur les deux volets d’un ticket détachable : l’un reste sur la valise, l’autre est remis au client.
Bon spa ou minibar
BON POUR UN SOIN · N° ______ · Valable jusqu’au ______ · Visa ______
Transforme des cartes neutres en bons numérotés pour un soin, une coupe de bienvenue ou un crédit minibar. Chaque numéro se note dans un registre.
Chambre contrôlée
CHAMBRE CONTRÔLÉE · N° ______ · Gouvernante ______ · Heure ______
Sur les feuilles de contrôle des gouvernantes et les fiches d’intervention technique. C’est une trace interne, sans portée extérieure.
Tampon d’adresse
Hôtel du Port · 3 quai des Brumes · 29200 Brest · France
Pour les enveloppes, le courrier réexpédié aux clients partis et le papier à lettres neutre du service commercial.
Modèles pour votre hôtel
Chaque modèle se charge dans l’éditeur en haut de page. Les noms, villes et numéros d’exemple sont en anglais : remplacez-les par les coordonnées de votre établissement.
Tampon rond · 40 mm
Sceau illustré avec nom et numéro de TVA en arc autour d’une image ; remplacez le dauphin par l’emblème de votre hôtel pour les bons d’excursion.
Tampon rectangulaire · 70x70 mm
Grand bloc carré avec nom, adresse, téléphone et courriel au-dessus des lignes date et signature, pour les fiches d’arrivée.
Tampon rond · 55x35 mm
Ovale « Received » avec date et ligne « par », à traduire en « Reçu le » pour les colis et le courrier gardés pour les clients.
Tampon rond · 38 mm
Logo rond avec une maison et la ville en bas, adapté aux maisons d’hôtes et petits hôtels pour les étiquettes de bagages.
Tampon rectangulaire · 47x18 mm
Rectangle d’adresse sur trois lignes pour les enveloppes : nom de l’hôtel, rue, puis code postal et ville.
Tampon rond · 38 mm
Sceau de société à emblème central, pour les contrats de la société exploitante avec les agences et les entreprises clientes.
Créer les tampons de votre hôtel
- 1
Interroger chaque service
Réception, gouvernance, spa et comptabilité ne remplissent pas les mêmes champs. Notez ce que chacun écrit à la main aujourd’hui et reprenez la raison sociale, le SIRET et la TVA tels qu’ils figurent sur vos factures.
- 2
Une forme par usage
Bloc carré pour la réception, rectangle allongé pour les enveloppes, rond pour les bons et les étiquettes. Fixez la taille de la plaque avant de retoucher le texte.
- 3
Réserver la place des numéros
Numéros de bon, de chambre et visas de gouvernante s’écrivent vite, souvent debout. Prévoyez des lignes longues et éloignez-les du texte imprimé.
- 4
Faire tester par l’équipe
Imprimez l’épreuve à 100 % et faites-la remplir par le veilleur de nuit ou une gouvernante. Quand les champs conviennent, exportez et enregistrez le dessin pour un changement de directeur ou d’adresse.
Taille, encre et fichiers
- Taille
- Le bloc de réception se dessine entre 50 et 70 mm de côté, le « Payé » vers 40 × 20 mm, le tampon d’adresse à 47 × 18 mm et un logo de bon entre 35 et 40 mm. Mesurez vos tickets de bagagerie, souvent étroits.
- Encre
- Certains hôtels attribuent une couleur par service, rouge pour « Payé » à la réception, vert pour la gouvernance, afin de savoir d’où vient chaque mention. Le noir reste préférable pour tout ce qui sera numérisé.
- Lisibilité
- Gardez des capitales d’au moins 2 mm et des chiffres de 3 mm. Les fiches et les notes sont souvent scannées ou photocopiées, et les petits chiffres sont les premiers à se brouiller.
- Fichiers
- Le PNG sert pour les confirmations par courriel, les bons numériques et le site de l’hôtel. Le fabricant de tampons demandera plutôt un SVG ou un PDF. Les fichiers de tampon numériques sont comparés sur la page des tarifs.
- Contrôle des tampons
- Un tampon « Payé » ou un tampon de bon crée de la valeur entre les mains de celui qui le tient. Rangez-les sous clé la nuit, numérotez chaque bon et rapprochez le registre lors de l’audit de nuit.
Questions fréquentes
Puis-je ajouter mes étoiles sur le tampon de l’hôtel ?
Avec prudence. Le classement est délivré pour une durée limitée par un organisme officiel ou une association hôtelière, qui fixe la manière de l’afficher. Ne reproduisez jamais le panonceau officiel. Un classement peut aussi changer lors du renouvellement, alors qu’un tampon reste en service plusieurs années : mieux vaut s’en passer.
Le tampon « Payé » remplace-t-il la facture ?
Non. La note ou la facture éditée par votre logiciel hôtelier est la pièce comptable, avec les mentions exigées par la réglementation fiscale, taxe de séjour comprise lorsqu’elle s’applique. Le tampon « Payé » confirme visuellement le règlement sur l’exemplaire papier, ce qui rend service aux clients qui présentent une note de frais.
Faut-il un tampon pour la fiche de police ?
Ce n’est pas obligatoire. En France, l’hôtelier doit faire remplir et signer une fiche individuelle de police par les clients étrangers et la conserver ; c’est son contenu qui compte. Un tampon de l’établissement aide simplement au classement. Ailleurs, les obligations d’enregistrement des clients varient : renseignez-vous auprès des autorités locales.
Un tampon par gouvernante ou un tampon commun ?
La plupart des hôtels choisissent un tampon commun avec une ligne pour le visa, car les équipes tournent. Un tampon nominatif renforce la traçabilité mais doit être refait à chaque départ. Dans les deux cas, le visa et l’heure permettent de savoir qui a libéré la chambre.
Que mettre sur le tampon d’adresse d’un hôtel ?
Le nom de l’hôtel, la rue, le code postal, la ville et, pour le courrier qui part à l’étranger, le pays. Beaucoup ajoutent un téléphone ou l’adresse électronique des réservations. Restez sur trois ou quatre lignes pour que le tampon tienne dans le coin d’une enveloppe et reste lisible après l’affranchissement.